Le note spese e i loro allegati, al pari di qualunque documento analogico a rilevanza fiscale, possono essere dematerializzati e conservati a condizione che la procedura utilizzata consenta al documento di possedere le caratteristiche della immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità: è quanto affermato che dall’Agenzia delle Entrate con la risposta all’interpello n. 388 del 20 agosto 2019.
In sintesi, perciò, se le caratteristiche suddette sono garantite, i documenti analogici possono essere legittimamente sostituiti da documenti informatici, dei quali possono essere realizzati, inoltre, duplicati informatici ai sensi dell’art. 23-bis del Codice dell’amministrazione digitale.
È interessante notare, in ogni caso, che i giustificativi allegati alle note spese trovano generalmente corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali: la loro natura, quindi, è quella di documenti analogici originali “non unici” ai sensi dell’art. 1, lettera v), del citato Codice, che qualifica come tali “i documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi”.
La stessa nota spese in formato analogico, peraltro, può essere considerata un documento originale “non unico”, come già affermato in passato dalla stessa Agenzia delle Entrate con la risoluzione n. 161/E del 9 luglio 2007, secondo cui “se si utilizza una modalità analitica di rimborso spese ai dipendenti ed insieme alla nota spese sono conservati i documenti giustificativi della stessa, la nota può rientrare nel novero dei documenti analogici originali non unici, qualora sia possibile ricostruirne il contenuto attraverso la combinazione dei predetti documenti giustificativi e dei dati risultanti dalla contabilità”.
