Il vaglio riservato all’economo circa la congruità e la legittimità della spesa deve precedere l’effettivo acquisto del bene e deve necessariamente trovare riscontro in una (preventiva) motivata richiesta da parte del dirigente responsabile, cioè una formale e documentata istanza, idonea a rendere esplicita nella genesi e nei presupposti, ed immediata nei fini, la riconducibilità alle ipotesi di spesa in economia previste nel regolamento: è quanto ribadito dalla Corte dei conti, sez. giurisd. Basilicata, nella sent. n. 107/2025, depositata il 27 marzo 2025 (in termini, cfr. sez. d’Appello Sicilia, sent. n. 187/2021 e sent. sez. giur. Sicilia, sent. n. 640/2022).
A tal fine la richiesta di acquisto a mezzo della cassa economale deve contenere gli estremi identificativi del creditore, l’importo della spesa, la motivazione, anche con riferimento ai profili di urgenza ed indifferibilità del pagamento, e il capitolo su cui deve essere imputata nonché l’autorizzazione dell’organo competente (cfr. sez. giur. Calabria, sent. n. 42/2023) conformemente, del resto, anche alle previsioni (in particolare, artt. 33 e 37) del Regolamento concernente le gestioni dei consegnatari e dei cassieri delle amministrazioni dello Stato, emanato con D.P.R. 4/9/2002, n. 254. In mancanza, il conto giudiziale va ritenuto irregolare per carenza del presupposto giuridico-amministrativo funzionale al pagamento mediante cassa economale, sicché le spese sostenute devono ritenersi non idoneamente giustificate (sez. giur. Calabria, sent. n. 114/2023).
A monte della ordinazione della spesa vi deve, dunque, sempre essere “un formale provvedimento motivato del responsabile del servizio destinatario della prestazione remunerata a mezzo della cassa comunale” che deve comunque essere verificata sotto il profilo di ammissibilità e conseguentemente autorizzata dall’economo prima che si proceda all’effettuazione della spesa. Prassi diverse devono, dunque, sempre ritenersi “contra legem e non possono, pertanto, costituire esimente per l’agente contabile, che è tenuto, per legge e per regolamento, allo scrupoloso rispetto della disciplina in materia, la quale impone, tra l’altro, l’obbligo di rifiutare l’ordinazione e il pagamento di spese non ammissibili” (sez. giur. Calabria, sent. n. 115/2023).
Inoltre, gli acquisti a valere sulla cassa economale devono essere comprovati da documenti di spesa conformi alle previsioni legislative in materia fiscale dai quali poter trarre i dati “oggettivamente necessari a riscontrare la regolarità della gestione economale, ovvero l’identificazione del bene acquistato, il soggetto compratore, il prezzo pagato, la data di acquisto e la riconducibilità all’attività istituzionale” (sez. giur. Molise, Sent. nn. 11/2020 e 14/2019), con conseguente ammissione a discarico di tali spese.
Per le Pubbliche Amministrazioni la fattura quietanzata costituisce la modalità ordinaria di documentazione degli approvvigionamenti e del loro pagamento, potendo essa sempre esser richiesta dall’acquirente ex art. 22 del D.P.R. n. 633/1972; la giurisprudenza contabile ha ritenuto, tuttavia, conformemente alle indicazioni contenute nella circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 1/E del 9/2/2015, documenti fiscalmente idonei anche la ricevuta e lo scontrino fiscale ove, tuttavia, siano riportati descrizione dei beni e dei relativi acquirenti.
Tanto premesso, devono considerarsi illegittime quelle spese non rientranti tra quelle per cui l’economo è autorizzato con il fondo economale (nel caso specifico, sono state ritenute estranee le spese effettuate per l’acquisto di piante per cimitero e per il Comune, di 22 cavalletti in legno, di fiori e materiale per cerimonia, di una corona d’alloro e di altre piante per cimitero, di indumenti da lavoro operai N.U., di n. 2 targhette, nonché per il pagamento di compensi alla Commissione per l’istruttoria delle domande per l’assegnazione di alloggi.
In proposito, i giudici hanno osservato che “il ricorso alla cassa economale deve essere motivato e documentato nei presupposti che lo legittimano tra i quali rientra immancabilmente l’ascrivibilità delle spese alle categorie specificamente individuate nella normativa interna all’Amministrazione. Pertanto, in disparte ogni valutazione in ordine all’utilità diretta delle spese effettuate per l’ente, va affermata l’irregolarità di spese economali allorquando esse non siano previste nel regolamento di contabilità e/o economale e non siano riconducibili a finalità istituzionali dell’ente” (sez. giurisd. Calabria, Sent. n. 42/2023 e n. 134/2022). Costituiscono, dunque, profili di illegittimità delle spese quelli riconnessi alla impossibilità di sussumerla nelle categorie specificamente elencate nella norma regolamentare. Conseguentemente, sussiste la responsabilità in capo al contabile per aver dato corso alla spesa violando i paradigmi che, per un verso, impongono che il ricorso alle spese in economia sia limitato a fattispecie codificate e che, per altro, prescrivono che siano motivati e documentati i presupposti del ricorso a tale tipo di spesa.
