Quando la documentazione oggetto di istanza di accesso sia andata perduta o comunque non venga trovata dall’Amministrazione, la stessa è tenuta ad indicare quantomeno le concrete ragioni dell’impossibilità di reperire gli atti smarriti, evidenziando la specifica attività di ricerca operata a tal fine: è quanto ribadito dal TAR Marche, sez. I, nella sent. 4 novembre 2022, n. 650, richiamando un noto orientamento in materia (cfr., ad esempio, TAR Sardegna, sent. 8 aprile 2013, n. 276),
In casi del genere è stato ritenuto che l’Amministrazione sia tenuta ad eseguire con la massima accuratezza e diligenza sollecite ricerche per rinvenire i documenti chiesti in visione – destinando all’uopo idonee risorse in termini di personale e tempo -, e qualora, ciò nonostante, la documentazione non venisse reperita, che debbano estendersi le relative indagini, anche con le opportune segnalazioni e denunce all’Autorità giudiziaria, presso altre amministrazioni che fossero in possesso di copia della documentazione richiesta, per poi – in caso di ulteriore esito negativo delle ricerche – dare conto al privato delle ragioni dell’impossibilità di ricostruire gli atti mancanti, delle eventuali responsabilità connesse a tale mancanza (smarrimento, sottrazione, ecc.) e dell’adozione degli atti di natura archivistica che accertino lo smarrimento/irreperibilità in via definitiva dei documenti medesimi (cfr. TAR Lombardia, Milano, sent. 31 maggio 2019, n. 1255).
I giudici marchigiani hanno anche evidenziato che il Comune è sempre tenuto alla massima diligenza nella custodia della documentazione (nel caso specifico, relativa a pratiche edilizie) e a collaborare, per quanto possibile, con gli istanti per il ritrovamento, anche presso altri soggetti pubblici o privati, dei documenti non consegnati.
