Dopo aver concluso l’analisi della prima parte della Delibera ANAC n. 469 del 9 giugno 2021, passiamo ad occuparci della seconda parte dedicata alla gestione delle segnalazioni nelle amministrazioni e negli enti, iniziando dal ruolo del responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza.

Come è noto, il legislatore ha assegnato al RPCT un ruolo fondamentale nella gestione delle segnalazioni: detta figura, infatti, oltre a ricevere e prendere in carico le segnalazioni, pone in essere gli atti necessari a una prima “attività di verifica e di analisi delle segnalazioni ricevute”, da ritenersi obbligatoria in base al comma 6 dell’art. 54-bis del Decreto Legislativo n. 165/2001, pena le sanzioni pecuniarie dell’Autorità (commi 1 e 6, art. 54-bis).

Tale ruolo si esplica nell’esercizio di alcune funzioni che, con specifico riguardo alla gestione delle segnalazioni all’interno dell’organizzazione dell’amministrazione (ossia quando il segnalante abbia scelto di utilizzare il canale di inoltro della segnalazione implementato dalla p.a.), sono attribuite dalla legge al soggetto cui l’amministrazione o ente titolare ha conferito l’incarico di RPCT.

Il RPCT è, pertanto, il soggetto legittimato, per legge, a trattare i dati personali del segnalante e, eventualmente, a conoscerne l’identità.

Il ruolo del RPCT si sostanzia in una significativa attività istruttoria.

In primo luogo, spetta al RPCT la valutazione in ordine alla sussistenza dei requisiti essenziali contenuti nel comma 1 dell’art. 54-bis per poter accordare al segnalante le tutele ivi previste.

Per la valutazione dei suddetti requisiti, il RPCT può utilizzare gli stessi criteri utilizzati dall’Autorità:

1. manifesta mancanza di interesse all’integrità della pubblica amministrazione;
2. manifesta incompetenza dell’Autorità sulle questioni segnalate;
3. manifesta infondatezza per l’assenza di elementi di fatto idonei a giustificare accertamenti;
4. manifesta insussistenza dei presupposti di legge per l’esercizio dei poteri di vigilanza dell’Autorità;
5. accertato contenuto generico della segnalazione di illecito tale da non consentire la comprensione dei fatti, ovvero segnalazione di illeciti corredata da documentazione non appropriata o inconferente;
6. produzione di sola documentazione in assenza della segnalazione di condotte illecite o irregolarità;
7. mancanza dei dati che costituiscono elementi essenziali della segnalazione di illeciti.

Si precisa che, nei casi di cui alle lett. c) e g), il RPCT, appena ricevuta la segnalazione, ove quanto denunciato non sia adeguatamente circostanziato, può chiedere al whistleblower elementi integrativi tramite il canale a ciò dedicato, o anche di persona, ove il segnalante acconsenta.

Una volta valutata l’ammissibilità della segnalazione, quale segnalazione di whistleblowing, il RPCT avvia l’istruttoria interna sui fatti o sulle condotte segnalate.

Ad avviso dell’Autorità, spetta al RPCT compiere una prima imparziale delibazione sulla sussistenza di quanto rappresentato nella segnalazione, in coerenza con il dato normativo, che si riferisce a una attività “di verifica e di analisi” e non di accertamento sull’effettivo accadimento dei fatti.

Per lo svolgimento dell’istruttoria, il RPCT può avviare un dialogo con il whistleblower, chiedendo allo stesso chiarimenti, documenti e informazioni ulteriori, sempre tramite il canale a ciò dedicato nelle piattaforme informatiche o anche di persona; ove necessario, può anche acquisire atti e documenti da altri uffici dell’amministrazione, avvalersi del loro supporto, coinvolgere terze persone tramite audizioni e altre richieste, avendo sempre cura che non sia compromessa la tutela della riservatezza del segnalante e del segnalato.

Qualora, a seguito dell’attività svolta, il RPCT ravvisi elementi di manifesta infondatezza della segnalazione, ne dispone l’archiviazione con adeguata motivazione; diversamente, qualora ravvisi il fumus di fondatezza della segnalazione è opportuno si rivolga immediatamente agli organi preposti interni o enti/istituzioni esterne, ognuno secondo le proprie competenze.

Non spetta al RPCT accertare le responsabilità individuali qualunque natura esse abbiano, né svolgere

controlli di legittimità o di merito su atti e provvedimenti adottati dall’amministrazione oggetto di

segnalazione, a pena di sconfinare nelle competenze dei soggetti a ciò preposti all’interno di ogni ente o amministrazione ovvero della magistratura.

Visti i numerosi e delicati compiti affidati dalla legge al RPCT nonché l’ampiezza delle responsabilità a suo carico in caso di inadempimento, l’Autorità ritiene fondamentale che questi possa avvalersi, laddove le dimensioni organizzative lo consentano, di un gruppo di lavoro dedicato per svolgere l’attività di verifica e di analisi delle segnalazioni. Qualora l’amministrazione o ente decida di costituire il gruppo di lavoro, si raccomanda che:

• sia composto da soggetti in possesso di competenze trasversali rispetto ai principali compiti e attività dell’ente;
• i componenti siano identificati in apposito atto organizzativo, da pubblicare sull’intranet dell’ente (e ciò anche a maggior tutela del segnalante e per favorire un clima di fiducia all’interno dell’amministrazione).

È, comunque, opportuno che nei codici di comportamento siano previste forme di responsabilità specifica in tal senso, anche in capo ai componenti del gruppo di lavoro e a tutti i soggetti che all’interno dell’amministrazione possono venire a conoscenza della segnalazione.

Ad avviso dell’Autorità, di tale gruppo di lavoro non possono far parte i componenti dell’Ufficio procedimenti disciplinari, in quanto l’assenza nella norma di riferimenti al predetto ufficio va interpretata come volta a valorizzare il ruolo di terzietà dello stesso nell’ambito dell’eventuale successiva attività di valutazione dei fatti segnalati.

In base alla nuova formulazione dell’art. 54-bis, comma 6, il mancato svolgimento di attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute comporta per il RPCT la sanzione pecuniaria che l’Autorità irroga ai sensi del “Regolamento sull’esercizio del potere sanzionatorio”, adottato da ANAC.

Alla luce delle prescrizioni ora richiamate, si sottolinea la necessità per il RPCT di tener traccia dell’attività svolta e di fornire informazioni al segnalante sullo stato di avanzamento dell’istruttoria, almeno con riferimento ai principali snodi decisionali.

Visto il ruolo di primo piano assegnato dalla legge al RPCT nella gestione delle segnalazioni è opportuno che le amministrazioni disciplinino, nel PTPCT o nell’atto organizzativo con cui si definisce la procedura, anche l’ipotesi residuale in cui il RPCT si trovi in posizione di conflitto di interessi, indicando, altresì, i soggetti idonei a sostituirlo nella gestione e analisi della segnalazione.

Il Responsabile potrà sempre utilizzare il contenuto delle segnalazioni per identificare le aree critiche

dell’amministrazione e predisporre le misure necessarie per rafforzare il sistema di prevenzione della

corruzione nell’ambito in cui è emerso il fatto segnalato.

Il RPCT rende conto, con modalità stabilite dall’amministrazione nel PTPCT o in altro atto organizzativo ad esso collegato, del numero di segnalazioni ricevute e del loro stato di avanzamento nella Relazione annuale di cui all’art. 1, comma 14, della Legge n. 190/2012, garantendo comunque la riservatezza dell’identità del segnalante.

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