Conservazione elettronica note spese

L’ Agenzia delle Entrate, con la risposta n. 403 del 9 ottobre 2019 a seguito di interpello, si è occupata della gestione delle note spese dei dipendenti e dei relativi giustificativi e della conservazione degli stessi esclusivamente in formato elettronico.

La conservazione è delegata ad un soggetto terzo che si occupa dell’intera procedura, dall’archiviazione alla firma digitale, garantendo in tal modo la disponibilità, l’autenticità, l’immodificabilità, la conservazione, la leggibilità e la sicurezza nel tempo.

Come dichiarato dall’Amministrazione finanziaria nella risposta ad un precedente interpello sul tema (n. 388 del 20 agosto 2019), le note spese e i loro allegati, al pari di qualunque documento analogico a rilevanza fiscale, possono essere dematerializzati e conservati a condizione che la procedura utilizzata consenta al documento di possedere le caratteristiche della immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità.

Se le suddette caratteristiche sono garantite, i documenti analogici possono essere legittimamente sostituiti da documenti informatici, dei quali possono essere realizzati, inoltre, duplicati informatici ai sensi dell’art. 23-bis del Codice dell’amministrazione digitale (D.lgs. 7 marzo 2005, n. 82).